Cómo priorizamos tareas en los proyectos de software

El otro día celebramos el kick-off de un proyecto de uno de nuestros clientes y tuvimos el lujo de contar con Agustín, Ana y Javi en la reunión, aparte de Jesús, Julián y yo mismo.

En ASPgems trabajamos en equipo y sin demasiadas jerarquías, sin embargo, en la parte comercial de preventa, Agustín y yo llevamos las relaciones con los clientes, Javi aporta la visión más técnica y Ana la parte más operativa de ejecución de los proyectos. De esta forma, los desarrolladores siempre están protegidos y son cuidados bajo estos paraguas habiendo, sin embargo, completa libertad de interacción entre todos nosotros.

En la mencionada reunión, hubo un momento en el que el cliente preguntó algo relacionado con la priorización de las tareas. Y es cuando Agustín tuvo la oportunidad de exponer en la mesa un diagrama que tenemos muy interiorizado en ASPgems y que merece la pena exponer aquí como uno de nuestros tesoros, debido a su simplicidad, claridad y efectividad contrastada.

En este ejercicio, tratamos de ubicar en los cuadrantes todas y cada una de las historias de usuario a alto nivel, de forma que terminamos sabiendo perfectamente la prioridad de cada uno de los elementos que completan el alcance del proyecto:

  • En el cuadrante superior izquierdo, aparecerán las tareas de dificultad baja y que aportan mucho valor de negocio. Por tanto, serán las primeras en llevarse a cabo.
  • En el cuadrante superior derecho, tendremos las tareas difíciles, pero que aportan mucho valor de negocio. El cliente ha de tomar una decisión estratégica respecto a su ejecución. El papel de ASPgems será tratar de llevar la dificultad al cuadrante anterior, tratando de aportar soluciones que satisfagan las expectativas de negocio, pero que conlleven menor dificultad, considerando recortar su alcance y centrándose en la parte esencial que persiguen.
  • En el cuadrante inferior derecho, podremos encontrar las tareas que no se harán, a priori, ya que tienen una gran dificultad y no aportan demasiado valor. En todo caso, se dejarán para el final del proyecto o, si acaso, se reconsiderarán durante el desarrollo, ya que quizás cambie algún elemento del contexto donde se mueven y terminen cambiando de cuadrante.
  • Por último, obtendremos las tareas más peligrosas de todas, en términos de ejecución del proyecto, lo que llamamos los poyaques (“pues ya que estamos, podemos hacer esto también, que no nos cuesta nada”). Son tareas que son fáciles de llevar a cabo pero que pueden robar tiempo esencial para otras más importantes en cuanto a su valor de negocio.

Con este ejercicio, ayudamos al cliente a organizar sus prioridades y llegamos a un acuerdo inicial del alcance funcional, que el equipo asignado se compromete a intentar cubrir mediante una sucesión de cortas iteraciones.