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ASPgems innova: Creamos la solución para la digitalización de la gestión documental

09/06/2020
Ferri e Hijos Factura QR

En ASPgems volvemos a colaborar con Ferri e Hijos para desarrollar una solución innovadora centrada en la digitalización de la gestión documental.

Nuestra colaboración con Ferri e Hijos, viene de lejos. La primera toma de contacto con este operador de transporte comenzó con el objetivo de optimizar y evolucionar la aplicación de la que disponían para gestión de toda la información relativa a sus clientes, rutas, proveedores y facturación.

Ahora, continuamos colaborando con ellos en diferentes campos aportando diferentes soluciones en función de las necesidades particulares. En este caso, Ferri e Hijos necesitaba gestionar de forma más eficiente toda la documentación relativa a gastos y facturación. Un volumen considerable de documentación cuyo tratamiento les hacía perder tiempo y recursos.

Y es que, hasta el momento todas las facturas, pagos y gastos… tanto propios como de proveedores y clientes, debían digitalizarlas de forma manual. Es decir, uno de los miembros del equipo dedicaba gran parte de su tiempo a escanear los documentos, crear pdfs, nombrarlos y subirlos posteriormente a la aplicación en la que almacenan y gestionan toda esa documentación.

Este procedimiento conlleva diferentes problemas. Por un lado, se pierde el tiempo de la persona encargada de hacerlo, tiempo que podría estar dedicando a otra labor. Por otro lado, la aplicación no está actualizada, ya que el escaneo y la subida de documentación no se produce en el momento de su recepción. Y, por último, no es un método del todo seguro, ya que se pueden cometer errores, como perder u olvidar documentación, etc.

Gestión documental a través de códigos QR

El primer problema que había que solucionar fue la captura de la documentación. Para ello, nos pusimos manos a la obra para realizar una integración de la aplicación que desarrollamos para Ferri e Hijos con Brother, empresa de vanguardia en la creación de soluciones de digitalización a través, entre otras cosas, de sus escáneres e impresoras.

Una vez analizadas las opciones, decidimos que lo más óptimo sería utilizar un sistema de etiquetado mediante códigos QR, que lleva asociado un identificador único, para vincular a cada documento en el momento que se produjera su recepción. Ahora, cada vez que un documento (factura, pago, gasto…) es recepcionado, en la aplicación de Ferri e Hijos se registra y ofrece la posibilidad de generar e imprimir un código QR que va asociado a ese documento.

Los documentos siempre están localizados

Así el documento ya está localizado tanto en la aplicación como en papel, ya que el número asociado a ese QR, queda vinculado al registro desde el que se imprimió la etiqueta y a su vez, al imprimirlo, se pega en el documento para que se identifique de forma rápida y no se extravíe.

En segundo lugar, cuando se produce el escaneo de los documentos, estos ya han sido previamente identificados mediante el código QR. De este modo se automatiza la gestión de los archivos basado en el escaneo de documentos provistos de códigos QR. Al colocar varios documentos en el escáner de documentos, y una vez que estos son digitalizados, la solución los separa y renombra basándose en la extracción de la información del código QR. Es decir, extrae la información del código QR y enruta el documento a su destino.

Por último, cuando un usuario va a la aplicación a visualizar uno de estos registros, como ya se ha asociado el nombre del fichero, va a buscarlo al directorio pertinente y se la aplicación se lo muestra, permitiendo también la descarga del mismo en caso de necesidad.

Ventajas de la digitalización de la gestión documental

Las principales ventajas de este sistema de digitalización de la gestión documental a través de códigos QR es clara:

  • Ahorra tiempo.
  • Es más seguro: la gestión manual puede provocar la pérdida de documentación que al hacerlo de forma automática se evita.
  • Reducción de errores: la automatización integral del proceso, el renombramiento y enrutamiento de cada archivo evita errores.
  • Definición de reglas para la agrupación o separación de documentos.

Una solución simple y cómoda que supone un ahorro del 40% del coste del proceso

Destacar que, desde Ferri e Hijos apuntan, entre otras cosas, el ahorro que ha supuesto para la compañía la implantación de esta solución.

“Nos hemos puesto las gafas del despilfarro y estamos tratando de localizar y eliminar todas las operaciones tediosas y que no aportan valor para que la experiencia de trabajo sea más cómoda, intuitiva y no genere sensación de desborde en los picos. El simple hecho de escanear documentos para adjuntar a una aplicación resulta tedioso por tener que utilizar la aplicación de escáner por un lado, la acción de escanear en sí, renombrar el archivo, guardar al disco duro, volver al ERP, localizar el archivo y subirlo. Hemos calculado que, en cómputo total, estamos ahorrando un 40% del coste total del proceso, además de ser una solución más simple y cómoda de utilizar” – Jesús Ferri, co-fundador de Ferri e Hijos.

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